Inscriptions et paiements

Ouvrir les inscriptions publiques, encaisser par carte ou sur place, et laisser les confirmations partir toutes seules.

Brancher les paiements

SetRally encaisse par Stripe, et l’argent va directement dans le compte de votre club — jamais dans le nôtre. La première fois, la console vous mène chez Stripe pour créer ou relier le compte du club : identité, compte bancaire, quelques minutes. Ensuite, chaque paiement d’inscription atterrit chez vous, et les reçus partent tout seuls. Le joueur paie sans quitter SetRally : le formulaire de paiement de Stripe s’affiche dans la page d’inscription (et dans son reçu, ou le lien de paiement d’un coéquipier), et les numéros de carte vont directement à Stripe.

Configurer l’inscription

1. Le tarif. Par joueur, ou par équipe pour les doubles et le jeu par équipes — au choix, division par division. Le formulaire affiche le prix exact avant de demander quoi que ce soit. Vous pouvez aussi offrir plusieurs prix nommés, jusqu’à huit — Membre, Non-membre, Junior, demi-saison… — et chacun choisit le sien en s’inscrivant ; 0 fait un prix gratuit à côté des payants — pour un tournoi au forfait Gratuit, la console rappelle sous les prix qu’il garde alors ses limites (voir Forfait). Un prix peut avoir ses propres places : plein, il ouvre sa propre liste d’attente pendant que les autres restent ouverts ; sans places, il puise dans celles de l’événement. La page publique annonce « dès » le plus bas des prix payants.

2. Les places. Au forfait Gratuit, l’événement lui-même est plafonné à 16 joueurs, places réservées comprises, sauf une séance, qui n’a pas de plafond. Pour un tournoi, ce plafond tombe si toutes les inscriptions se paient en ligne par SetRally, sans tarif ni division à 0 $, ou si vous l’avez débloqué (voir Forfait) ; une ligue le garde jusqu’au forfait Club. Fixez une capacité par division si votre gymnase a une limite. Une place se réserve au moment où quelqu’un commence à payer — pas de survente pendant que deux personnes hésitent sur la même dernière place. Division pleine ? Le formulaire propose Rejoindre la liste d’attente : la personne reçoit « Vous êtes sur la liste d’attente » et figure sous cette étiquette dans votre onglet des inscrits. Quand une place se libère, l’onglet le signale et Lui donner une place la lui offre ; un courriel « Une place s’est libérée » l’invite alors à finir son inscription. Une séance n’attend pas ce geste : elle propose d’elle-même la place à la première personne de la liste (chapitre 3). Au palier Gratuit, c’est le plafond de 16 joueurs par événement qui ferme le formulaire, quelle que soit la capacité — voir votre abonnement. Le même plafond vaut pour les joueurs que vous ajoutez vous-même dans la console, et pour une inscription en attente à qui vous donnez sa place.

3. Le niveau officiel, si vous le demandez. Avec un système de niveaux et Demander le niveau à l’inscription, le formulaire demande le niveau de chaque joueur — Élite, A, B ou C, en une touche, toujours facultatif. Quand la vérification est active, chaque division annonce sa règle (« jusqu’à B »), et un niveau déclaré au-dessus est signalé tout de suite, avec un bouton pour passer à la division qui l’accepte. Selon votre réglage, l’inscription passe avec un avertissement ou est refusée — avant tout paiement, jamais après. Vous voyez ensuite « Déclaré à l’inscription » à côté du niveau, et la valeur que vous saisissez dans la console garde le dernier mot.

4. Ouvrir. Un interrupteur, et la page d’inscription est en ligne : app.setrally.com/votre-club/votre-evenement/register. Copiez le lien ou affichez son code QR — c’est lui qu’on met dans le groupe WhatsApp, le courriel de rentrée ou sur l’affiche du babillard.

Pour une séance, la page d’inscription commence par un résumé de la séance, avec sa vignette, son titre, sa date, son lieu et son prix, et replie votre description sous Détails de la séance : le joueur, qui vient de la lire sur la page de la séance, trouve les champs dès le premier écran.

Sous le bouton d’envoi, le formulaire dit aux joueurs à quoi sert leur courriel — leur inscription et les messages de l’événement, jamais de la publicité —, que leurs noms et leurs résultats s’affichent sur les pages publiques et servent à l’historique et à la cote des joueurs, et qu’un joueur de moins de 14 ans est inscrit par un parent ou un tuteur, depuis son propre compte ; avec les liens vers les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité de SetRally. Les conditions que vous rédigez pour vos inscriptions restent distinctes : ce sont les vôtres. Le même lien figure au bas de chaque page publique et de chaque courriel envoyé au nom de votre club — le seul endroit où le verra un joueur que vous avez ajouté vous-même.

Un compte pour s’inscrire

Chaque inscription se fait avec un compte SetRally, sans mot de passe. Les divisions, les tarifs, les dates et votre description restent visibles de tous ; au moment de dire qui joue, le formulaire demande de se connecter, par un lien reçu par courriel ou avec Google. Dans le navigateur de Messenger, de Facebook ou d’Instagram, où Google refuse la connexion, le formulaire n’offre que le courriel. Le lien ramène la personne à l’inscription qu’elle avait commencée, avec sa division et son tarif. La première fois, elle accepte les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité de SetRally et déclare avoir 14 ans ou plus.

Connectée, la personne ne tape plus ni son nom ni son courriel : le premier joueur, c’est elle, sous l’adresse de son compte. Sa première inscription chez vous relie sa fiche dans votre groupe à son compte SetRally — la fiche que vous tenez, que vous voyez et corrigez comme avant. Les coéquipiers n’ont pas besoin de compte : un nom, un courriel facultatif, et leur lien de paiement par courriel.

Pour quelqu’un d’autre. Un parent qui inscrit son enfant, ou un capitaine qui ne joue pas, touche Vous ne jouez pas ? Inscrire quelqu’un d’autre et donne seulement le nom de la personne — et le sien, si son compte n’en a pas encore. SetRally lui crée une fiche à son nom, sans adresse et reliée à aucun compte ; les courriels de l’inscription vont à celle ou celui qui l’a faite, et l’inscription paraît dans sa page Mes groupes. Sur une séance payée en ligne, la personne qui inscrit a aussi sa propre fiche dans votre groupe, créée et reliée à son compte à ce moment-là si elle n’en avait pas : c’est là que va le crédit. Elle peut payer l’inscription avec son crédit chez vous, et si l’inscription est annulée à temps, tout ce qui a été payé revient au crédit de cette personne, pas à celui de l’enfant. Si c’est vous qui l’annulez depuis la console, Annuler et créditer la crédite, et la confirmation la nomme.

Les liens qui viennent ensuite — reçu, paiement d’une part, réponse de présence, accueil, score — marchent toujours sans se connecter. Rien ne change non plus dans votre console : un joueur que vous ajoutez vous-même n’a besoin d’aucun compte.

Doubles et équipes

Pour un double, une personne inscrit la paire et choisit : payer le tout, ou « Seulement ma part ». Dans le second cas, chaque coéquipier reçoit par courriel son propre lien de paiement pour sa part. L’inscription est confirmée quand la dernière part est réglée — et le capitaine voit en tout temps qui a payé et qui traîne.

Dans une division genrée — simple ou double masculin, simple ou double féminin, double mixte —, le formulaire exige le genre de chaque joueur, Masculin ou Féminin, et refuse une inscription que la division ne peut pas accueillir : un homme en simple féminin, deux femmes en double mixte. Il le signale dès que les genres choisis ne conviennent pas, avant l’envoi et avant tout paiement, avec un bouton pour passer à une division qui les accepte quand il y en a une. Une division Simple ou Double, sans genre, ne demande rien. Quand c’est vous qui placez les inscrits, le genre n’est exigé que si toutes vos divisions sont genrées. Dans l’onglet Joueurs, la fiche de chaque joueur montre son genre, que vous corrigez d’une touche (H, F ou —) ; cette ligne n’y paraît que si l’événement a une division genrée.

Dans une ligue par équipes, le capitaine inscrit son club avec les joueurs qu’il a, et le formulaire demande le genre de chacun, Masculin ou Féminin : la ligue s’en sert pour les matchs masculins, féminins et mixtes. Il est facultatif, même quand la ligue refuse une composition illégale : rien n’est bloqué pour un genre inconnu, et il se complète sur Équipes, où vous pouvez aussi saisir l’effectif vous-même. Dans les deux cas, un genre déjà au dossier n’est jamais remplacé par le formulaire.

Encaisser sur place

Le comptant reste le roi des gymnases. Sur la fiche d’une inscription, marquez un paiement comme reçu en personne — la place est confirmée comme si la carte était passée. Vous pouvez aussi exempter quelqu’un (l’entraîneur, le bénévole qui monte les filets) : son inscription est complète, sans montant.

Confirmations et reçus

Dès qu’une inscription entre, la personne reçoit un courriel avec son lien de gestion — sa porte de retour vers sa propre inscription, même si elle ferme l’onglet trente secondes après avoir payé. Quand tout est réglé, un second courriel confirme : « Vous êtes inscrit ». Les deux partent au nom de votre club (« Votre club via SetRally »), pas au nôtre.

Une inscription faite avec un compte paraît aussitôt dans la page Mes groupes de la personne, avec ses dates et son état. Sous le reçu d’une inscription faite avant que le compte soit demandé, SetRally propose à la personne de créer son compte avec la même adresse : il reprend cette inscription, et la prochaine se fait sans rien retaper. Rien ne change pour vous : vous ne voyez toujours que la fiche que vous tenez, jamais ce que les autres groupes savent de la personne. Dans son compte SetRally, la personne voit cette fiche comme son compte chez vous. Un formulaire public ne rapproche plus par le nom une personne qui donne son adresse : une adresse que vous ne connaissez pas encore crée une nouvelle fiche, que vous pouvez corriger depuis vos inscrits.

Corriger un nom

Un nom mal tapé à l’inscription — prénom et nom inversés, accent oublié, faute de frappe — se corrige depuis l’onglet des inscrits. Ouvrez la rangée de la personne et touchez Corriger le nom ; pour une paire, touchez le nom à corriger, marqué d’un crayon. Corrigez, puis Enregistrer (ou Entrée) ; Annuler ou Échap laisse tout comme avant. Dans une ligue par équipes, touchez le nom du joueur dans l’effectif du club. Dans une ligue avec montées et descentes, passez à la vue Par division pour ouvrir les rangées.

La correction vaut partout : dans tous vos événements, y compris ceux qui sont terminés, et dans le nom d’une paire (« Antonin Parquier / Alex Chen »). Elle ne touche ni un nom d’équipe que vous avez choisi, ni le nom que la personne a tapé dans son formulaire : la section Paiements le garde tel qu’il a été soumis.

En simple, la rangée n’offre plus de nom d’équipe : c’est le nom de la personne qu’on corrige. Un nom d’équipe donné plus tôt se retire avec Renommer, en l’enregistrant vide.

Désistements et remboursements

Un joueur qui se retire libère sa place immédiatement — le suivant peut la prendre sans que vous touchiez à rien.

Une séance payée en ligne crédite toute seule le joueur qui annule à temps (chapitre 1). Depuis le lien de son reçu, il touche Annuler contre un crédit jusqu’à la limite : ce qu’il a payé passe aussitôt à son crédit chez vous, rien ne revient sur sa carte et Stripe ne prend aucuns frais ; la commission de SetRally sur la vente reste acquise. Après la limite, le même lien ne fait plus que Annuler ma place, sans crédit — la page le lui dit avant qu’il confirme. Après l’heure de début, plus rien ne s’annule depuis le lien, et un joueur déjà pointé à l’accueil ou déjà dans un match passe par vous. Chaque inscription garde la limite affichée quand elle a été payée : la raccourcir ensuite ne retire rien à ceux qui ont déjà payé, l’allonger leur profite aussi. Un courriel confirme l’annulation au joueur, avec le montant crédité.

Le crédit appartient à la fiche du joueur dans votre groupe et se dépense tout seul à sa prochaine inscription chez vous, quand il est connecté au compte SetRally relié à cette fiche : en entier si le crédit couvre le prix, sans passer par Stripe ; sinon la carte paie le reste (au moins 0,50 $), et le crédit n’est débité qu’une fois ce paiement reçu. SetRally ne prend aucune commission sur la part réglée en crédit. Un joueur sans compte garde son crédit sur sa fiche, et le dépense dès qu’un compte à la même adresse y est relié.

Quand c’est vous qui annulez une inscription depuis sa fiche, la place se libère aussi, et la fenêtre de confirmation vous laisse choisir : Annuler et créditer le montant payé, proposé en premier, ou Annuler sans créditer. La personne en est toujours prévenue par courriel, avec ce qu’il en est de son paiement.

Rembourser sur la carte. Après une annulation créditée, vous pouvez rendre l’argent sur la carte qui a payé : sous Annulations, ouvrez la personne et touchez Rembourser 14 $ sur la carte. SetRally crée le remboursement sur votre compte Stripe, en votre nom (5 à 10 jours ouvrables pour qu’il paraisse sur le relevé), et retire ce montant du crédit. Seule la part payée par carte peut retourner sur une carte, et jamais plus que ce qui reste de ce crédit : si une partie a déjà servi, la confirmation le dit et propose le reste. Stripe garde ses frais sur ce paiement, à la charge de votre groupe ; la commission de SetRally vous revient. La personne qui détenait le crédit est prévenue par courriel. Un remboursement ne s’annule pas. Quand Stripe ne le confirme pas tout de suite, la fiche le dit (« Remboursement de 14 $ pas encore confirmé par Stripe »), avec Vérifier auprès de Stripe : un nouvel essai ne rembourse jamais deux fois.

Un crédit peut aussi être rendu à la main, si la personne préfère son argent : rendez-le-lui vous-même (comptant, par virement), puis touchez Marquer le crédit comme rendu sur sa fiche. SetRally ne déplace rien ; son crédit tombe à zéro, et son compte le montre. Et si vous remboursez quand même dans Stripe une vente déjà passée en crédit, son crédit baisse d’autant, jamais sous zéro.

Ailleurs qu’à une séance — une ligue, un tournoi —, l’ordre compte pour rembourser : remboursez d’abord dans Stripe (c’est là que vit l’argent), puis marquez l’inscription remboursé dans SetRally pour que vos registres racontent la même histoire que votre compte.